Université de Reims Champagne-Ardenne

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Polycom accompagne l’Université de Reims Champagne-Ardenne dans sa communication multimédia interactive.

Fondée en 1548, l’Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA) se compose de 8 UFR, 1 centre universitaire, 2 IUT, 1 école d’ingénieurs, un Institut Universitaire de Formation des Maitres et 1 institut de formation technique supérieure. Pluridisciplinaire, elle délivre 142 diplômes différents, regroupe un peu plus de 22200 étudiants sur plusieurs sites implantés dans les 5 grandes villes régionales: Reims, Troyes, Châlons-en-Champagne, Chaumont et Charleville-Mézières.

La visioconférence, récente mais déjà stratégique.

La communication multimédia est assez récente à l’URCA, les premières expériences ne datent que de quelques années ; réalisées sur des plateformes collaboratives, en Java et avec webcam, elles n’ont pas proliféré au sein du campus, mais ont eu le mérite d’éveiller les esprits aux capacités de la communication visuelle. Les premières demandes apparaissent il y a deux ans, pour la formation Agro-Ressources et pour les réunions de gouvernance des IUT de Reims, Châlons-en-Champagne et Charleville-Mézières.

Rapidement, et sous l’impulsion de Michaël Krajecki, Vice-Président chargé des TICE et de l’enseignement à distance, l’équipe dirigeante se rend compte de l’intérêt et de l’aspect structurant de la communication visuelle (visioconférence), en ce qu’elle aide à satisfaire l’objectif de renforcer l’appartenance des étudiants à l’université plutôt qu’à la ville où elle se situe ; « le souhait est de changer le choix des étudiants en le faisant passer du critère géographique à un critère pédagogique », precise Jean-Bernard Jouin, Directeur du Centre de Ressources Informatiques, Université de Reims Champagne-Ardenne.

Ce faisant, la gouvernance découvre très vite les bénéfices collatéraux de cet outil : facilitateur d’échange entre étudiants et enseignants, la visioconférence permet aussi de diminuer les déplacements des enseignants entre les sites / villes de l’URCA, évitant de long trajets en voiture et diminuant d’autant la génération de CO², la fatigue et les risqué d’accident.

Une solution et une organisation très réfléchies

Le choix est fait d’une solution mono-constructeur, tant au niveau infrastructure que pour les terminaux, l’atout decisive étant la qualité du son offert par les systèmes Polycom. L’URCA se dote de tous les outils nécessaires pour communiquer mais aussi enregistrer et rediffuser.

« Les salles sont dédiées, le support technique centralisé, et des correspondants informatiques de chaque site sont formés à l’utilisation du CMA 4000 pour planifier les conférences », nous confie Romuald Arnold, ingénieur systèmes et administrateur réseaux au Centre de Ressources Informatiques.

Afin de garantir le maximum de sécurité au niveau de l’utilisation du réseau IP, tous les appels de ou vers l’extérieur passent par le boitier VBP 5300, où s’effectuent les translations d’adresse.

Enfin, l’URCA procède par étapes suivant un plan bien élaboré : d’abord installer l’ensemble infrastructure / terminaux, puis mettre en place le support, lancer ensuite les premières utilisations auprès de quelques utilisateurs ou projets sélectionnés, pour en arriver à la prochaine étape qui consiste à communiquer largement sur la solution et ses possibilités, et former le plus grand nombre d’utilisateurs potentiels à l’usage, par visioconférence bien évidement !

Applications actuelles

On distingue globalement trois types d’applications à l’URCA : réunions de gouvernance, formation à distance, et collaboration laboratoires / entreprises.

Dans les réunions de gouvernance, on trouvera notamment la gestion de projets, qu’ils soient intra-université, avec extérieur, voire au niveau international, comme c’est le cas des réunions mensuelles de suivi sur un projet européen regroupant 6 sites dont une société d’autoroutes en Belgique, une entreprise au Luxembourg … ; mais aussi des comités de sélection liés au recrutement des enseignants chercheurs, pour lesquels la visioconférence multi-sites rend de grands services face à l’obligation légale d’inclure différentes universités dans le jury et l’ouverture légale récente de joindre ce jury à distance. Le candidat pouvant lui-même se trouver dans une université non impliquée dans le jury, voire de chez lui ; et des réunions de travail entre membres d’un projet ou d’une institution, tel l’IUT Léonard de Vinci où la direction est à Reims, et les départements à Reims, Chalons et Charleville-Mézières.

La formation à distance est l’élément prometteur à l’URCA, tant elle apporte à tous les niveaux : enseignants, étudiants, offre pédagogique, image de l’université. Une des premières expériences, au département agro-ressources, a été couronnée de succès : il s’agit d’une licence professionnelle entre trois institutions, le campus de Reims, le lycée Forestier de Crogny et le lycée viticole d’Avize. Suivant les modules enseignés, les professeurs et les étudiants se trouvent dans l’un ou l’autre des trois sites, chacun des sites étant émetteur suivant le cas. Pour corser la difficulté, cette formation a été mutualisée avec l’enseignement des langues, et les professeurs doivent donc délivrer leur cours

en anglais, être en visioconférence, et enregistrer sur le RSS 2000 pour rediffusion ultérieure à la demande depuis le VMC 1000 !

Projets d’avenir

Tout en oeuvrant à accroitre l’utilisation des terminaux et de infrastructure déjà installés, l’URCA envisage déjà de nouvelles utilisations.

A IUT de Troyes par exemple, forte utilisatrice de l’audiovisuel, certains enseignants ou personnels souhaitent ne plus devoir aller dans la salle de visio et faire leur appel vidéo directement depuis leur bureau sur un PC équipé d’un codec logiciel (le CMA Desktop) et une webcam.

L’URCA veut aussi profiter de l’ubiquité offerte par l’outil visioconférence pour étendre son offre de formation, offrant plus de modules grâce au gain de temps généré par les non-déplacements et par la capacité de faire cours à plusieurs sites en parallèle.

A plus long terme, l’URCA envisage aussi de coupler sa téléphonie sur IP, qui devrait être installée dans les mois à venir, avec les terminaux et l’infrastructure de visioconférence, entrant ainsi de plein pied dans la communication unifiée.


Utilisation

  • Réunions entre laboratoires et entreprises
  • Comités de sélection pour le recrutement d’enseignants et chercheurs
  • Réunions de gouvernance de divers projets régionaux et européens
  • Formations à distance

Résultat

  • Renforcer l’appartenance à l’université
  • Faciliter le dialogue entre personnels et étudiants
  • Améliorer la qualité de vie des enseignants, gagner du temps et minimiser les rejets
    de CO², en réduisant leurs déplacements en voiture entre les villes de l’URCA.

“En pédagogie, la qualité du son est primordial, notamment pour les étudiants. C’est ce qui nous a poussé à choisir Polycom, qui porte toute son attention sur cet aspect de la communication.”

Jean-Bernard Jouin, Directeur du Centre de Ressources Informatiques, Université de Reims Champagne-Ardenne