Ressources Polycom sur l'utilisation de la vidéo et de la téléprésence

Les informations ci-dessous vous aideront à démarrer du bon pied avec votre solution Polycom.

Bienvenue dans le Centre d'adoption vidéo de Polycom. Laissez-vous guider.

A partir de leur ordinateur de bureau Dans les salles de conférence de petite et moyenne taille. Ou dans des suites de téléprésence entièrement immersives. Tous les jours, des millions d'utilisateurs à travers le monde utilisent les solutions Polycom pour communiquer avec leurs collègues, partenaires et amis. Résultat : une prise de décisions plus rapide, des communications plus claires et des équipes plus soudées et plus productives.

Foire aux questions - 10 questions essentielles

1. Comment fonctionne la télécommande ?

Téléchargez et imprimez un outil de navigation très utile.

2. Puis-je avoir un aperçu, avant la visioconférence, de la façon dont les autres me verront ?

Oui. Avant que l'appel soit connecté, votre image apparaît à l'écran. Vérifiez que vous vous trouvez dans le cadre, que l'éclairage de la pièce est adapté et que rien à l'arrière-plan ne distraira vos correspondants. Après le début de l'appel, vous pouvez utiliser le bouton PIP (Picture-in-Picture) pour voir votre image.

3. Comment puis-je savoir si mes correspondants m'entendent ?

Vérifiez le réglage du volume sur votre télécommande (ou ordinateur) et modifiez-le, si besoin est. En début de conférence, vérifiez également que le mode secret n'est pas activé. Grâce aux technologies modernes, il n'est plus nécessaire de crier ou de parler très fort. Parlez donc normalement en limitant les conversations parallèles et en évitant de froisser du papier à proximité du microphone.

 4. Un bruit de fond perturbe ma réunion. Que puis-je faire ?

Demandez aux participants se trouvant sur d'autres sites d'activer le mode silencieux lorsqu'ils ne parlent pas. (Ce mode est essentiel à une bonne réunion.) Lorsque vous posez une question à quelqu'un, laissez-lui quelques secondes afin qu'il désactive le mode silencieux avant de répondre.

 5. Comment puis-je partager le contenu de mon ordinateur avec les participants de la visioconférence ?

Le logiciel Polycom People + Content™ IP vous permet d'envoyer des documents affichés sur votre écran aux participants via le réseau. (Téléchargez ce logiciel gratuitement). Démarrez l'application, saisissez l'adresse IP ou H.323 de votre système de visioconférence (172.19.22.163, par ex.), puis cliquez sur le bouton de lecture violet de l'application. Le contenu de votre ordinateur s'affiche alors pour tous les participants. Remarque : vous souhaiterez peut-être désactiver avant cela les fenêtres contextuelles de messagerie instantanée ou les applications de messagerie électronique. Pour vos réunions régulières, vous pouvez envoyer par e-mail une copie de votre contenu aux participants avant la conférence, pour référence.

 6. Quelles sont les astuces pour réaliser une bonne présentation vidéo ?

Aussi étrange que cela puisse paraître, lorsque vous vous adressez à un grand nombre de participants, regardez directement l'objectif et non les visages à l'écran. Ils ont ainsi l'impression que vous les regardez personnellement et ils se sentiront plus concernés. De même, veillez à ce que votre arrière-plan soit simple et dégagé afin que les participants se concentrent sur vous et ne soient pas distraits.

 7. Comment ajouter d'autres sites à une visioconférence ?

Pour des appels à plusieurs, Polycom recommande d'utiliser un pont de visioconférence auquel les participants pourront se connecter afin que vous puissiez vous voir et vous écouter les uns les autres. Ce concept est semblable à un pont d'audioconférence, la vidéo en plus. Certains systèmes de visioconférence intègrent une fonctionnalité multipartite (vérifiez auprès de votre administrateur système) qui permet à un petit nombre d'autres sites de rejoindre un appel en appuyant sur le bouton de composition pendant l'appel et en saisissant le numéro du site distant.

 8. Quelle différence y a-t-il entre la « téléprésence » et la « visioconférence » ?

Le terme « téléprésence » se rapporte à des systèmes de visioconférence haute définition (HD), que ce soit pour un ordinateur ou pour des salles entièrement immersives. Le terme « visioconférence » se rapporte aux systèmes vidéo traditionnels (non HD). Les systèmes HD étant de plus en plus populaires, le terme de téléprésence tend à se généraliser pour décrire les échanges vidéo en temps réel.

 9. Il y a-t-il quelque chose que je dois ABSOLUMENT éviter dans une visioconférence ?

Rappelez-vous que vous êtes filmé. Ne faites donc rien que vous ne souhaitez pas que les autres voient. Agissez comme si les autres se trouvaient dans la pièce avec vous. Evitez de vous balancer sur votre chaise, de tambouriner sur la table ou de faire du bruit à proximité du microphone. Parlez normalement et évitez les conversations parallèles lorsqu'un participant est en train de parler. Activez le mode secret lorsque vous ne parlez pas, cela vous sera très utile.

 10. J'aimerais utiliser la visioconférence à mon poste de télétravail. Est-ce possible ?

Oui. Outre ses systèmes de salle et d'environnement immersif, Polycom propose un logiciel client vidéo pour PC appelé « CMA Desktop ». Demandez à votre département IT qu'il le charge sur votre système pour utiliser la visioconférence à votre domicile ou à distance.

Retour sur investissement / Réduction de l'empreinte carbone

1. Quels sont les indicateurs qui peuvent m'aider à justifier un investissement en téléprésence et vidéo auprès de ma société ?

L'un des avantages bien connus est la réduction des dépenses de transport. Mais de nombreuses sociétés utilisent également des systèmes de collaboration en temps réel pour limiter les dépenses liées aux employés, aux formations, aux entretiens et au recrutement, ainsi qu'à la gestion de projets. Découvrez des cas réels ici et ici. En moyenne, les sociétés utilisant la vidéo et la téléprésence peuvent :

  • Economiser 30% en frais de transport
  • Accélérer de 24% la mise sur le marché de leurs nouveaux produits et services
  • Réduire les temps d'arrêt de 27%
  • Economiser 25% en frais de formation du personnel
  • Réduire les délais de recrutement de 19%
  • Réduire les frais liés aux ventes de 24%

Plus d'informations sur la justification des coûts

2. Comment puis-je promouvoir l'adoption de mes systèmes de vidéo et de téléprésence auprès des utilisateurs ?

Les interfaces plus conviviales et les utilisateurs toujours mieux formés techniquement ont extrêmement simplifié la « culture de la collaboration ». Toutefois, pour tirer pleinement parti de tous les avantages commerciaux, financiers et d'exploitation des communications visuelles, tous les responsables vidéo, officiels ou non, doivent faire preuve de diligence. En règle générale, ils suivent tous cinq règles au moment de promouvoir la visioconférence et de généraliser son emploi dans leur société :

  1. Identifier les partisans de la vidéo en interne et s'appuyer sur eux (où qu'ils se trouvent)
  2. Veiller à ce que les utilisateurs vivent des expériences positives, quels que soient les systèmes et environnements
  3. « Inaugurer » et promouvoir vos systèmes de visioconférence
  4. Former les utilisateurs aux applications et à leur intérêt (et non à des produits)
  5. Suivre l'évolution et demander l'avis des utilisateurs


Plus d'informations sur la promotion auprès des utilisateurs


3. Comment les solutions de collaboration peuvent-elles m'aider à réduire mon empreinte carbone ?

Même lorsque plusieurs kilomètres nous séparent de nos collègues, clients ou partenaires, il n'est plus nécessaire de parcourir cette distance pour collaborer efficacement. Les solutions de collaboration permettent aux équipes distantes de se rencontrer virtuellement où et quand elles le souhaitent. Moins de déplacements, c'est aussi moins d'émissions de carbone, et tout le monde y gagne.

Jugez vous-même : une visioconférence entre deux personnes, l'une basée à Paris et l'autre à Dakar, par exemple, correspond à un véhicule en moins sur la route pendant une année entière.* (Source : Conservation International)

Plus d'informations sur la réduction de l'empreinte carbone et sur la responsabilité environnementale de Polycom


Organisation d'une visioconférence

Conferencing Etiquette (Protocole pour les conférences) (pdf)
Managing a Video Meeting (Gérer une réunion vidéo) (pdf)


Formation au produit pour utilisateurs finaux

Polycom CMA Desktop User Training (Formation utilisateur, Polycom CMA Desktop) (YouTube)
Polycom HDX Series User Training (Formation utilisateur, Polycom HDX Series)
Polycom HDX Series User Guide (Guide d'utilisation série Polycom HDX) (pdf)
Polycom HDX Series Quick Tips (Astuces rapides, Polycom HDX Series) (pdf)
Polycom HDX 4000 Personal Telepresence User Training (Formation utilisateur à la téléprésence personnelle, Polycom HDX 4000) (pdf)
Polycom PVX End User Training (Formation pour utilisateurs finaux, Polycom PVX)
Polycom QDX 6000 User Guide (Guide d'utilisation Polycom QDX 6000) (pdf)
Polycom RPX/TPX Immersive Telepresence Quick Reference Guide (Guide de référence rapide de la téléprésence immersive, Polycom RPX/TPX) (pdf)
Polycom VSX End User Training (Formation pour utilisateurs finaux, Polycom VSX)
Polycom View Station® User Training (Formation utilisateur aux postes de visualisation de Polycom) (Ces vidéos requièrent Real Player®)


Outils

Ecriture sur tableau blanc : solutions vidéo RealPresence (wmv)
Choosing the Right Telepresence & Video Solution (Choisir la bonne solution vidéo et de téléprésence) (wmv)

ROI Calculator (Outil de calcul du retour sur investissement)
Etudes de cas client
Guide to Increasing Video Conferencing Usage (Guide pour généraliser l'emploi de la visioconférence)
Wainhouse ROI Validation Survey Results (Résultats d'une étude de Wainhouse de validation du retour sur investissement)

Si vous avez des questions ou des remarques, n'hésitez pas à nous contacter.