Ressources pour l'utilisation de la vidéo et de la téléprésence dans votre entreprise

Téléchargez et imprimez un outil de navigation très utile.

Oui. Avant l'appel, votre image s'affiche à l'écran. Vérifiez que vous vous trouvez dans le cadre, que l'éclairage de la pièce est adapté et que rien à l'arrière-plan ne distraira vos correspondants. Après le début de l'appel, vous pouvez utiliser le bouton PIP (Picture-in-Picture) pour voir votre image.

Vérifiez le réglage du volume sur votre télécommande (ou ordinateur) et modifiez-le, si besoin est. En début de conférence, vérifiez également que le mode secret n'est pas activé. Grâce aux technologies modernes, il n'est plus nécessaire de crier ou de parler très fort. Parlez donc normalement en limitant les conversations parallèles et évitant de froisser du papier à proximité du microphone.

Demandez aux participants se trouvant sur d'autres sites d'activer le mode secret lorsqu'ils ne parlent pas. (Ce mode est essentiel à une bonne réunion.) Lorsque vous posez une question à quelqu'un, laissez-lui quelques secondes afin qu'il désactive le mode secret avant de répondre.

Le logiciel Polycom People + Content IP vous permet d'envoyer des documents affichés sur votre écran aux participants via le réseau. (Téléchargez ce logiciel gratuitement.) Démarrez l'application, saisissez l'adresse IP ou H.323 de votre système de visioconférence (172.19.22.163, par ex.), puis cliquez sur le bouton de lecture violet de l'application. Le contenu de votre ordinateur s'affiche alors pour tous les participants. Remarque : vous souhaiterez peut-être désactiver avant cela les fenêtres contextuelles de messagerie instantanée ou les applications de messagerie électronique. Pour vos réunions régulières, vous pouvez envoyer par e-mail une copie de votre contenu aux participants avant la conférence, pour référence.

Aussi étrange que cela puisse paraître, lorsque vous vous adressez à un grand nombre de participants, regardez directement l'objectif et non les visages à l'écran. Ils ont ainsi l'impression que vous les regardez personnellement et ils se sentiront plus concernés. De même, veillez à ce que votre arrière-plan soit simple et dégagé afin que les participants se concentrent sur vous et ne soient pas distraits.

Pour des appels à plusieurs, nous recommandons d'utiliser un pont de visioconférence auquel les participants pourront se connecter afin que vous puissiez vous voir et vous écouter les uns les autres. Ce concept est semblable à un pont d'audioconférence, la vidéo en plus. Certains systèmes de visioconférence intègrent une fonctionnalité multipartite (vérifiez auprès de votre administrateur système) permettant de joindre un petit nombre d'autres sites simplement en appuyant sur le bouton de composition pendant un appel et en saisissant le numéro du site distant.

Le terme « téléprésence » se rapporte généralement à des systèmes de visioconférence haute définition (HD), que ce soit pour un ordinateur ou pour des salles entièrement immersives. Le terme « visioconférence » se rapporte aux systèmes vidéo traditionnels (non-HD). Les systèmes HD étant de plus en plus populaires, le terme de téléprésence tend à se généraliser pour décrire les échanges vidéo en temps réel.

Rappelez-vous que vous êtes filmé. Ne faites donc rien que vous ne souhaitez pas que les autres voient. Agissez comme si les autres se trouvaient dans la pièce avec vous. Evitez de vous balancer sur votre chaise, de tambouriner sur la table ou de faire du bruit à proximité du microphone. Parlez normalement et évitez les conversations parallèles lorsqu'un participant est en train de parler. Activez le mode secret lorsque vous ne parlez pas, cela vous sera très utile.

Oui. Outre ses systèmes de salle et d'environnement immersif, Polycom propose un logiciel client vidéo pour PC appelé « CMA Desktop ». Demandez à votre département IT qu'il le charge sur votre système pour utiliser la visioconférence à votre domicile ou à distance.

L'un des avantages bien connus est la réduction des dépenses de transport, mais de nombreuses sociétés utilisent également des systèmes de collaboration en temps réel pour limiter les dépenses liées aux employés, aux formations, aux entretiens et au recrutement, ainsi qu'à la gestion de projets. Découvrez des cas réels ici et ici. En moyenne, les sociétés utilisant la vidéo et la téléprésence peuvent :

• Economiser 30 % en frais de transport
• Accélérer de 24 % la mise sur le marché de leurs nouveaux produits et services
• Réduire les temps d'arrêt de 27 %
• Economiser 25 % sur la formation de leurs employés
• Réduire les délais de recrutement de 19 %
• Réduire les frais liés aux ventes de 24 %

Pour plus d'informations sur la justification des coûts, cliquez ici.

Les interfaces plus conviviales et les utilisateurs toujours mieux formés techniquement ont extrêmement simplifié la « culture de la collaboration ». Toutefois, pour tirer pleinement parti de tous les avantages commerciaux, financiers et d'exploitation des communications visuelles, tous les responsables vidéo, officiels ou non, doivent faire preuve de diligence. En règle générale, ils suivent tous cinq règles au moment de promouvoir la visioconférence et de généraliser son emploi dans leur société :

1. Identifier les partisans de la vidéo en interne et s'appuyer sur eux (où qu'ils se trouvent)
2. Veiller à ce que les utilisateurs vivent des expériences positives, quels que soient les systèmes et environnements
3. « Inaugurer » et promouvoir vos systèmes de visioconférence
4. Former les utilisateurs aux applications et à leur intérêt (et non à des produits)
5. Suivre l'évolution et demander l'avis des utilisateurs

Pour plus d'informations sur la promotion de la visioconférence, cliquez ici.

Même lorsque plusieurs kilomètres nous séparent de nos collègues, clients ou partenaires, il n'est plus nécessaire de parcourir cette distance pour collaborer efficacement. Les solutions de collaboration permettent aux équipes distantes de se rencontrer virtuellement où et quand elles le souhaitent. Moins de déplacements, c'est aussi moins d'émissions de carbone, et tout le monde y gagne.

Jugez vous-même : une visioconférence entre deux personnes, l'une basée à Paris et l'autre à Dakar, par exemple, correspond à un véhicule en moins sur la route pendant une année entière.* (Source : Conservation International)

Pour plus d'informations sur la réduction de l'empreinte carbone et la responsabilité environnementale de Polycom, cliquez ici.